⏱️ Quanto tempo antes contratar cada fornecedor de evento
Definir um cronograma de fornecedores de evento é essencial para evitar atrasos, custos extras e decisões feitas sob pressão. Muitos problemas em eventos corporativos não acontecem na execução, mas sim na falta de planejamento do tempo de contratação. Saber quando contratar cada serviço garante mais controle, melhores negociações e um evento mais eficiente.
🗓️ Cronograma ideal de contratação de fornecedores
🔹 6 a 8 meses antes
Espaço do evento
Produtora ou agência de eventos
Cenografia e projeto visual
Fornecedores estratégicos (grandes estruturas)
👉 Nessa fase, decisões erradas geram impacto direto no orçamento.
🔹 4 a 6 meses antes
Iluminação e sonorização
Audiovisual (painéis, telões, transmissão)
Mobiliário e estruturas complementares
Aqui, o cronograma de fornecedores de evento evita conflitos técnicos e improvisos.
🔹 2 a 3 meses antes
Catering / buffet
Segurança
Limpeza
Equipe de apoio
A contratação antecipada garante disponibilidade e melhores condições comerciais.
🔹 30 a 45 dias antes
Brindes e materiais gráficos
Comunicação visual
Credenciamento e sinalização
Tudo precisa estar alinhado ao layout final do evento.
🔹 Últimos 15 dias
Ajustes finos
Confirmações
Planos de contingência
Nessa etapa, o foco é execução, não decisões estratégicas.
🎯 Planejamento visual ajuda a antecipar prazos
Com visualização 3D do evento, é possível:
Identificar fornecedores necessários antes do previsto
Ajustar o cronograma com mais precisão
Evitar contratações emergenciais (mais caras)
✅ Conclusão
Um bom cronograma de fornecedores de evento reduz riscos, melhora negociações e garante que cada serviço entre no momento certo. Planejar tempo é tão importante quanto planejar espaço.